Этапы Документооборота и к каждому нужно привести пример
1.экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию
2. предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
3. рациональное движение документов
4. обработка исполненных и отправляемых документов
помогите,пожалуйста!!!!
Ответы
Ответ:
Этапы обработки поступающей корреспонденции
Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:
проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);
фиксацию факта поступления документов;
сортировку документов для последующей передачи по назначению.
Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки – необходимо прежде всего убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.
При обнаружении повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в службе делопроизводства организации.
После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением конвертов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» или др.) либо отметку «лично». Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства – конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения. Конверты не уничтожаются в следующих случаях:
при поступлении обращений граждан;
при отсутствии на конверте отметок («лично» или отметок, обозначающих ограничение доступа к информации), или если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;
когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа;
когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении конверта;
при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.
В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.
Следующий шаг – проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:
отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям,
присутствие документов, предназначенных для другого адресата.
При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.
Телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами, обрабатываются в первую очередь.
На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме или первом листе документа на нижнем поле справа.
Если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения.
Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях - как правило, это рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др. Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.
Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.
Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию.