Question

чем была вызвана необходимость реформы приказной системы&

Answer 1

То есть замена их Петром 1 коллегиями.
Далеко не митингами и т.п.! Обычным людям было безразлично, как управляется страна.
Причина в том, что приказы слишком "размножились". Их было безмерное количество, что приводило к бумажной волоките. А также к потере дел.